PDF in Excel umwandeln

So funktioniert es

Kontoauszüge, Rechnungen, Preislisten und Berichte kommen als PDFs an und werden als Tabellen gebraucht. Das ist eine der am häufigsten verlangten Umwandlungen überhaupt und zugleich eine der unzuverlässigsten – es lohnt sich zu verstehen, warum, bevor Sie dem Ergebnis trauen.

Wie die Spalten gefunden werden

Ein PDF weiß nicht, dass es eine Tabelle enthält. Es weiß nur, dass ein Stück Text an einer bestimmten Position steht. Dieses Tool gruppiert Text anhand der vertikalen Position zu Zeilen und anhand des horizontalen Beginns jedes Stücks zu Spalten. Bei einer sauber gesetzten Tabelle rekonstruiert das das Raster genau.

Wo es schiefgeht

Verbundene Zellen, Text, der in einer Zelle in eine zweite Zeile umbricht, mehrere Tabellen auf einer Seite und nicht durchgehend ausgerichtete Spalten verwirren einen positionsbasierten Ansatz. Das Ergebnis ist erkennbar, muss aber aufgeräumt werden. Wenn Ihnen das unbefriedigend vorkommt: Die kostenpflichtigen Konverter lösen das mit Heuristiken, die es ebenfalls falsch machen, nur auf andere Weise.

Einstellung der Spaltenerkennung

„Eng“ behandelt kleine horizontale Lücken als Spaltengrenzen, was zu dichten Tabellen mit vielen schmalen Spalten passt. „Locker“ fasst mehr zusammen, was zu breiten, spärlichen Layouts passt. Wenn die Ausgabe alles in einer Spalte zusammenpresst, lockern Sie die Einstellung; wenn sie über zu viele Spalten verstreut ist, stellen Sie sie enger.

Zahlen kommen als Zahlen an

Werte, die vollständig numerisch sind, werden als Zahlen und nicht als Text geschrieben, sodass Summen und Sortierung sofort funktionieren, ohne dass Sie etwas neu eintippen müssen.