PDF naar Excel

Hoe het werkt

Bankafschriften, facturen, prijslijsten en rapporten komen als PDF binnen en zijn nodig als spreadsheet. Het is een van de meest gevraagde conversies die er zijn, en ook een van de minst betrouwbare — het loont om te begrijpen waarom voordat je de uitvoer vertrouwt.

Hoe de kolommen worden gevonden

Een PDF weet niet dat hij een tabel bevat. Hij weet alleen dat een stuk tekst op een bepaalde positie staat. Deze tool groepeert tekst in rijen op basis van de verticale positie en in kolommen op basis van waar elk stuk horizontaal begint. Bij een netjes opgemaakte tabel reconstrueert dat het raster nauwkeurig.

Waar het misgaat

Samengevoegde cellen, tekst die in een cel naar een tweede regel doorloopt, meerdere tabellen op één pagina en kolommen die niet consistent zijn uitgelijnd, brengen een aanpak op basis van positie allemaal in de war. Het resultaat is herkenbaar maar moet worden opgeschoond. Als dat onbevredigend klinkt, is het goed om te weten dat de betaalde converters dit oplossen met vuistregels die het ook fout doen, alleen anders.

Instelling voor kolomdetectie

Strak behandelt kleine horizontale tussenruimtes als kolomgrenzen, wat past bij dichte tabellen met veel smalle kolommen. Ruim voegt meer samen, wat past bij brede, ijle opmaak. Als alles in één kolom is geperst, maak je de instelling ruimer; als het over te veel kolommen is verspreid, maak je hem strakker.

Getallen komen aan als getallen

Waarden die volledig uit cijfers bestaan, worden als getallen geschreven in plaats van als tekst, zodat totalen en sorteren meteen werken zonder iets over te typen.